Bei internationalen Luftfrachtsendungen stellt sich häufig die Frage, wer sich um die Zollabwicklung kümmert – der Versender, der Empfänger oder die beauftragte Spedition? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab.

Vollservice-Abwicklung durch die Spedition

Viele Luftfracht-Speditionen bieten eine komplette Zollabwicklung als Service an. In diesem Fall übernimmt die Spedition sämtliche zollrechtlichen Formalitäten für Sie.  Die Spedition erstellt die Zollanmeldung, reicht alle erforderlichen Dokumente ein und sorgt für die ordnungsgemäße Verzollung Ihrer Ware.

Dieser Service umfasst typischerweise:

• Erstellung und Einreichung der Zollanmeldung
• Berechnung und Entrichtung von Zöllen und Steuern
• Kommunikation mit den Zollbehörden
• Bearbeitung eventueller Rückfragen oder Prüfungen

Selbstabwicklung durch das Unternehmen

Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, die Zollabwicklung selbst zu übernehmen. Dies ist besonders für Unternehmen interessant, die über eigene Zollexperten verfügen oder die Kosten für externe Dienstleister sparen möchten.

Wenn Sie regelmäßig ähnliche Waren importieren, wird die Selbstabwicklung einfacher: Mit der Zeit entwickeln Sie Routine und können die Zollabwicklung effizienter selbst durchführen.

Bei der Selbstabwicklung sind Sie für folgende Schritte verantwortlich:

• Vorbereitung aller zollrechtlichen Dokumente
• Terminierung der Zollabfertigung
• Persönliche Anwesenheit oder Beauftragung eines Zollvertreters
• Zahlung der anfallenden Abgaben

Mischformen der Zollabwicklung

In der Praxis haben sich auch Mischformen etabliert. Betrachten Sie beispielsweise den Fall, dass Sie zwar die Zollanmeldung selbst erstellen möchten, aber die physische Abfertigung am Flughafen der Spedition überlassen. Solche flexiblen Lösungen ermöglichen es Ihnen, Kosten zu optimieren und gleichzeitig von der Expertise der Spedition zu profitieren.

Achtung  bei der Abwicklung im Drittland

Ein Punkt, den man nicht vergessen sollte, ist, dass eine Zollabwicklung ggf. nicht nur an der deutschen Grenze anfällt, sondern auch in dem Land, aus dem Sie importieren oder in das Sie exportieren. Dort sind möglicherweise weder Sie noch Ihre Luftfracht-Spedition vor Ort.

In solchen Fällen wird die Abwicklung oft durch lokale Partner oder Zollagenten vor Ort übernommen. Klären Sie im Vorfeld, wer im Drittland die Zollaufgaben übernimmt.

Kosten für die Zollabwicklung: Worauf Sie achten sollten

Die Beauftragung einer Spedition zur Zollabwicklung verursacht zusätzliche Kosten. Diese setzen sich typischerweise zusammen aus:

• Bearbeitungsgebühren
• Auslagenpauschalen für Zölle und Steuern
• Zuschläge für Wartezeiten (z. B. bei Zollprüfungen)

Beispiel: Beim Import von Maschinen im Wert von 100.000 Euro können sich die Zollabwicklungskosten je nach Aufwand auf 150 bis 500 Euro belaufen.

Achten Sie darauf, dass alle Kosten transparent und nachvollziehbar aufgeschlüsselt sind. Seriöse Speditionen dokumentieren die tatsächlich entrichteten Beträge und listen sämtliche Positionen separat auf.

Voraussetzungen und Vollmachten

Damit eine Spedition die Zollabwicklung für Sie übernehmen kann, benötigt sie entsprechende Vollmachten. Diese Ermächtigung erfolgt meist durch eine Zollvollmacht oder eine elektronische Bevollmächtigung im System der Zollverwaltung.

Wenn Sie erstmals mit einer neuen Spedition zusammenarbeiten müssen Sie vorab klären, welche Dokumente und Zoll-Vollmachten erforderlich sind, damit die Abwicklung reibungslos funktioniert.

Besonderheiten bei verschiedenen Warenarten

Je nach Art Ihrer Waren können besondere zollrechtliche Anforderungen gelten. Stellen Sie sich vor, Sie importieren Lebensmittel, Chemikalien oder Medizinprodukte: Hier sind oft zusätzliche Genehmigungen, Zertifikate oder Prüfungen erforderlich.

Besonders kritisch wird es bei Waren, die unter Embargo-Bestimmungen fallen oder besonderen Kontrollen unterliegen.

Eine erfahrene Luftfracht-Spedition kennt diese Besonderheiten und kann Sie entsprechend beraten.

Zeitfaktoren und Planungssicherheit

Die Zollabwicklung beeinflusst maßgeblich die Lieferzeit Ihrer Sendung. Während eine Standardabfertigung oft innerhalb weniger Stunden erfolgt, können Prüfungen oder Rückfragen zu Verzögerungen von mehreren Tagen führen.

Insofern spart eine gute Vorbereitung wirklich Zeit und Geld.

Empfehlung für die Praxis

Die Entscheidung, ob Sie die Zollabwicklung der Spedition überlassen oder selbst durchführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Ihrem Know-how, der Komplexität der Waren, der Häufigkeit der Sendungen und Ihren Kostenvorgaben.

• Für Unternehmen, die nur gelegentlich importieren oder komplexe Waren handhaben, ist die Beauftragung der Spedition meist die praktikabelste Lösung.
• Erfahrene Importeure mit eigener Zollabteilung können dagegen oft effizienter selbst abwickeln.

Unabhängig von Ihrer Entscheidung sollten Sie sich vorab über die Modalitäten, Kosten und Verantwortlichkeiten informieren. Bei der Auftragserteilung sollte klar kommuniziert werden, wer welchen Teil der Zollabwicklung übernimmt.

Eine transparente Kommunikation mit Ihrer Spedition schafft Klarheit und vermeidet spätere Missverständnisse.